Organizzazione eventi: tutto ciò che devi sapere

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Gli eventi sono delle manifestazioni pubbliche o private a carattere celebrativo, culturale, che si svolgono per un fine specifico.  Di solito lo scopo è far vivere un’esperienza utile e memorabile. Per essere così un evento deve essere studiato nei minimi dettagli e deve essere seguito step by step da persone competenti nel settore. Pensare di organizzare degli eventi da soli è impossibile. Bisognerebbe prendersi troppe responsabilità e il rischio sarebbe troppo alto.

Come si organizza un evento? Step by step

Per l’organizzazione eventi una delle prime cose da fare è definire gli obiettivi. A cosa serve l’evento? Di che tipologia deve essere? Perché lo faccio?

Step 1 Definire gli obiettivi

Gli obiettivi devono essere chiari e precisi sia per il team che per chi richiede l’evento. Bisogna definire perché deve essere fatta quella manifestazione sportiva, perché fare lì quel concerto quel giorno, per quale motivo scegliere quella location per il matrimonio piuttosto che un’altra e ancora si potrebbe continuare all’infinito con gli esempi.

Step 2 analizzare il proprio target

Capire quali persone sono idonee per quell’evento e come comunicarlo è importantissimo per la buona riuscita. Analizzare i gusti, gli interessi di quelle persone è necessario per dargli un evento da ricordare.

Step 3 la location è importantissima

Non si può scegliere una location a caso e pensare che possa essere idonea a qualsivoglia tipo di evento. Ogni evento ha bisogno di una location specifica per avere un allestimento in linea senza particolari problemi.

Step 4 Definizione del budget

Il team si dovrà occupare di definire uno specifico budget e includere tutto ciò che serve e anche ciò che richiede il cliente. Bisogna tener conto di moltissime variabili: vuoi invitare qualche personaggio famoso? Ha intenzione di offrire da bere o da mangiare? C’è l’impiego di tecnologie specifiche?

Step 5 la pubblicità

Un evento per arrivare al target specifico deve avere una pubblicità d’impatto. E’ importantissimo saperlo comunicare sia online che offline. Esistono parecchi canali attraverso cui poter far conoscere il proprio operato e il proprio evento. Dai social, al volantinaggio al classico passaparola tramite influencers o VIP. L’importante è che l’evento riesca a raccogliere l’interesse delle persone in target.

Ad esempio è importante che un concerto o una presentazione di un libro passino attraverso i canali ufficiali dell’artista. Una mostra sia sponsorizzata sui canali social del posto in cui si tiene e perché no tramite cartelloni pubblicitari nella zona.

Insomma ci sono diversi canali, l’importante è saperli sfruttare. Gli eventi sono una leva del marketing per il personal branding di un artista o di un luogo, magari anche di uno specifico settore, quindi altri strumenti di marketing per sponsorizzarlo si possono usare tranquillamente.

Per quanto riguarda gli eventi privati o corporate invece il discorso è diverso. Se parliamo di matrimoni o lauree come per compleanni e battesimi la comunicazione avviene diversamente. Spesso si fanno inviti, bigliettini o altro per far sapere al target dell’evento che quasi sempre lo sa già, è più ristretto e familiare.

Stessa cosa per gli eventi corporate. Se riguardano un settore specifico oppure un’azienda già si sa il target e deve coinvolgere solo quello.